El Archivo es tu almacenamiento centralizado de documentos en LUMA. Guarda contratos, recibos, extractos y cualquier documento del negocio, todo organizado y con búsqueda.
#Qué es el Archivo
El Archivo es un sistema de almacenamiento de archivos seguro integrado en LUMA. A diferencia de tu bandeja de entrada (que recoge recibos para emparejarlos con transacciones), el Archivo sirve para cualquier documento que quieras conservar:
- Contratos y acuerdos
- Documentos fiscales
- Licencias y permisos del negocio
- Extractos bancarios
- Documentos legales
- Documentos del equipo
- Cualquier archivo al que necesites acceder más adelante
#Acceder al Archivo
- Ve a Archivo
- Verás todos tus documentos guardados
- Usa la búsqueda y los filtros para encontrar lo que necesitas
#Subir documentos
#Arrastrar y soltar
- Abre el Archivo
- Arrastra los archivos directamente a la ventana
- Los archivos se suben automáticamente
#Clic para subir
- Haz clic en el botón Subir
- Selecciona archivos de tu ordenador
- Los archivos se suben automáticamente
#Formatos de archivo admitidos
El Archivo acepta los formatos habituales de documentos de negocio:
- Documentos: PDF, DOC, DOCX
- Hojas de cálculo: XLS, XLSX, CSV
- Imágenes: JPG, PNG, HEIC
- Otros: la mayoría de formatos habituales
#Organiza con etiquetas
Las etiquetas te ayudan a categorizar y encontrar documentos más adelante.
#Añadir etiquetas
- Haz clic en un documento
- Haz clic en Añadir etiqueta o en el icono de etiqueta
- Selecciona etiquetas existentes o crea otras nuevas
- Guarda
#Crea un sistema de etiquetado
Unas etiquetas coherentes hacen que los documentos sean más fáciles de encontrar:
- Por tipo:
contrato,recibo,fiscal,legal - Por año:
2024,2025 - Por cliente:
acme-corp,cliente-b - Por estado:
firmado,borrador,caducado
#Filtrar por etiquetas
- Usa el panel de filtros
- Selecciona una o varias etiquetas
- Consulta los documentos que coincidan
#Buscar documentos
La búsqueda del Archivo revisa:
- Nombres de archivo
- Etiquetas
- Metadatos del documento
Escribe en el cuadro de búsqueda para encontrar documentos al instante.
#Vincula documentos a transacciones
Vincula documentos del Archivo a transacciones concretas para tener un rastro de auditoría completo:
- Abre el documento en el Archivo
- Haz clic en Vincular a transacción
- Busca y selecciona la transacción
- El documento queda adjuntado
Es útil para:
- Adjuntar contratos a los pagos relacionados
- Vincular extractos a la conciliación
- Conectar cualquier documento de respaldo a una transacción
#Archivo frente a Bandeja de entrada
| Función | Archivo | Bandeja de entrada |
|---|---|---|
| Propósito | Almacenamiento de documentos a largo plazo | Captura y emparejamiento de recibos |
| Emparejamiento | Vinculación manual a transacciones | Emparejamiento automático con IA |
| Organización | Etiquetas y carpetas | Basada en estado (pendiente, emparejado) |
| Caso de uso | Contratos, extractos, cualquier documento | Recibos y facturas para contabilidad |
Usa ambos:
- Bandeja de entrada para recibos que necesitan emparejarse con transacciones
- Archivo para documentos que quieras conservar y organizar
#Descargar documentos
- Haz clic en cualquier documento
- Haz clic en Descargar
- El archivo se descarga a tu ordenador
También puedes descargar varios archivos seleccionándolos y usando las acciones masivas.
#Eliminar documentos
- Haz clic en el documento
- Haz clic en Eliminar
- Confirma la eliminación
Los documentos eliminados se borran de forma permanente. Asegúrate de tener copias de seguridad de los archivos importantes antes de eliminarlos.
#Almacenamiento y límites
Tu límite de almacenamiento depende de tu plan. Consulta tu uso actual en Ajustes → Facturación.
Si te estás acercando a tu límite:
- Elimina documentos que ya no necesites
- Comprime los archivos grandes antes de subirlos
- Mejora tu plan para obtener más almacenamiento
#Seguridad
Tus documentos se almacenan de forma segura:
- Cifrado: los archivos están cifrados en reposo y en tránsito
- Control de acceso: solo los miembros de tu equipo pueden acceder a tu Archivo
- Sin acceso público: los documentos nunca son accesibles públicamente
#Consejos
- Sube documentos con regularidad: no dejes que se acumulen, súbelos a medida que los recibas
- Etiqueta de forma coherente: un buen sistema de etiquetado ahorra tiempo más adelante
- Usa nombres descriptivos: renombra los archivos antes de subirlos para facilitar la búsqueda
- Haz copia de seguridad de los documentos críticos: el Archivo es seguro, pero conserva copias de los documentos irremplazables
#Si vienes de otra herramienta
Si estás migrando desde Dropbox, Google Drive u otro sistema de almacenamiento:
- Descarga los documentos de tu negocio
- Organízalos por tipo o fecha
- Súbelos al Archivo por lotes
- Añade etiquetas a medida que los subas